1. ระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง ระบบที่สามารถจัดการข้อมูลตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อความต้องการใช้ของผู้ใช้ และผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
1.1 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ องค์ประกอบของระบบสารสนเทศที่สำคัญมี 5 องค์ประกอบดังนี้
1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ
-หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์ -หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU) -หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
2. ซอฟต์แวร์ (Software)
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1.ซอฟต์แวร์ระบบ (system software) ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ เช่น รับข้อมูลจากแป้นพิมพ์ ประมวลผลข้อมูล แสดงผลทางจอภาพ เป็นต้น ซึ่งซอฟต์แวร์ระบบแบ่งออกเป็นระบบปฏิบัติการ โปรแกรมแปลภาษาและโปรแกรมอรรถประโยชน์
2.ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (application software) เป็นโปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ซอฟต์แวร์ตารางงาน ซอฟต์แวร์ด้านกราฟิก เป็นต้น
3. ข้อมูล (Data)
ข้อมูลเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพข้อมูลที่ดีซึ่งเหมาะแก่การนำไปใช้งานจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้
♥ ถูกต้องและสมเหตุสมผล
♥ ทันสมัย
♥ สมบูรณ์
♥ สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
♥ สามารถพิสูจน์ได้
4. บุคลากร (People)
บุคลากร คือผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศตั้งแต่การพัฒนาระบบจนกระทั่งการใช้งานและการบำรุงรักษา ซึ่งบุคลากรเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในระบบสารสนเทศ ต้องมีความรู้ความสามรถในการใช้ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้อง เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure)
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน
1.2 ชนิดของระบบสารสนเทศ
องค์กรส่วนใหญ่จะใช้ระบบสารสนเทศในการทำงาน โดยแต่ละองค์กรจะเลือกใช้ระบบบสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกัน ซึ่งระบบสารสนเทศแบ่งเป็น5ชนิด ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS)
หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นระบบที่ใช้ในการผลิตสารสนเทศของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศ แลัเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ สแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เป็นต้น รวมถึง ซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่น โปรแกรมประมวลคำ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง ระบบประชุมทางไกลผ่านดาวเทียม เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศประมวลผลรายการ (Transaction Processing System : TPS)
หรือระบบประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing : EDP) เป็นระบบสารสนเทศที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้บันทึกข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นประจำวันของส่วนใดส่วนหนึ่งของธุรกิจนั้นๆ ซึ่งข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นประจำวันดังกล่าวจะเป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการนำไปประมวลผลเป็นสารสนเทศสำคัญของระบบสารสนเทศอื่นๆ
3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นประจำวันจากระบบสารสนเทศประมวลผลรายการจากแผนกต่างๆ มาสรุปเป็นรายงานสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อประโยชน์สำหรับการบริหารจัดการ ได้แก่ การควบคุมหรือตรวจสอบการดำเนินงาน การวางแผน และการตัดสินใจดำเนินงาน
4. ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาความสามารถเพื่อมเติมจากระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโดยจะสนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน ซึ่งจะให้ระบบจะใช้ตัวแบบ (model) ในการวางแผน ทำนาย และสรุปทางเลือกสำหรับการตัดสินใจได้หลายๆทาง สำหรับผู้บริหารตัดสินใจได้สะดวกรวดเร็ว โดยผู้บริหารต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์ตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ระบบเสนอแนะมาด้วยตนเอง
5. ระบบสารสนเทศสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Information System : EIS)
เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นเพื่อการสนับสนุนสารทนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยระบบจะประมวลผลสารสนเทศให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมการดำเนินงานของบริษัทประกอบกับผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่มีข้อจำกัดด้วนระบบเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล ดังนั้นส่วนใหญ่สารสนเทศจะอยู่ในรูปแบบของกราฟฟิกที่ดูเข้าใจง่าย เช่น กราฟ ตาราง ภาพ สามมิติ เป็นต้น รวมทั้งการนำเสนอสารสนเทศขององค์กรโดยสรุป และสามารถเรียกดูลึกเข้าไปในรายละเอียดที่ต้องการได้ ซึ่งระบบสารสนเทศสนับสนุนผู้บริหารจำเป็นต้องใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร
2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ
โดยระดับของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจในองค์กรมีอยู่ 3 ระดับ ดังนี้
2.1 เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินของบุคคล
1. ระบบสารสนเทศสำนักงาน เป็นการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปและเครื่องใช้สำนักงาน เช่น Microsoft word พิมพ์เอกสาร Microsoft power point นำเสนองาน เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศประมวลผลรายการ เพื่อบันทึกข้อมูลประจำวัน เช่น ใช้ซอฟต์แวร์การขายสินค้าในการบันทึก ปรับปรุง ลบ และค้นหารายการสินค้า ซึ่งช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น เป็นต้น
2.2 เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจของกลุ่ม
เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลให้สมารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีหลักการ คือ การนำคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้ หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ในระบบเครือข่ายร่วมกันได้
2.3 เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจขององค์กร
เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาเชื่อมโยงระบบวสรสนเทศของแผนกต่างๆ ในองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อส่งผ่านข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังแผนกหนึ่ง ทั้งนี้เนื่องจากการบริหารงานของผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสินใจ
หลักการ คือ การนำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่างๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน เช่น แผนกการตลาด แผนกการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงินและบัญชีเป็นต้น
สรุป
ระบบสารสนเทศเข้ามามีบทบาทในการดำรงชีวิตของมนุษย์มากขึ้น องค์กรต่างๆใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ประมวลผลข้อมูล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อความต้องการของผู้ใช้ และผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งแต่ละองค์กรจะเลือกใช้ระบบสารสนเทศใดนั้นจะต้องคำนึงถึงความต้องการใช้งาน ความเหมาะสมกับธุรกิจ รวมถึงต้นทุนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
